: علم السكرتارية


الحنين
02-10-2012, 09:18 AM
ماهي السكرتارية ؟؟


تعتبر هي القلب النابض بالمنظمة والذي يمد كافة الادارات والاقسام بما يلزم ويساندها في انجاز مهامها فاذا توقف القلب او عجز عن اداء مهمته فأن ذلك يؤدي بالضرورة الى عجز وفشل بعض الاعمال بشكل عام




تعريفة السكرتير

هو الموظف الذي يقوم بمساعدة رئيسه في انجاز اعماله وحفظ اسراره وترتيب وتنظيم وقته وسجلاته بشكل دقيق بالاضافة الى القيام ببعض الاعمال ذات الطبيعة الروتينية


الصفات الواجب توفرها في السكرتير
(ملحوظه انا ارى انها مهمه جدآ لنا وان لم نمتهن مهنة السكرتارية فهي مفيده حتى في حياتنا وتعلم واكتساب صفات تنفعنا في حياتنا اليومية )


هناك
صفات شخصية

وصفات علمية

وصفات عملية


الصفات الشخصية التي يجب توفرها في السكرتير
1- ان يكون صادقآ امينآ يحفظ الاسرار
2- يتميز باللباقة وحسن التصرف
3- ان يتصف بالذكاء وقوه الذاكرة
4- ان يتصف بالطلاقة في التعبير وحسن الاستماع
5- ان يكون واثق من نفسة وليس مغرور
6- ان يتمتع بالمظهر الحسن
7- دقيق الملاحظة وسريع البديهة
8- التخلص من السلوكيات السلبية مثل العصبية ,المماطلة , التسرع


ثاني الصفات الواجب توفرها في السكرتير
الصفات العلمية
1- التخصص في مجال السكرتارية والالمام بكل ما فيها
2- اكتساب التحصيل العلمي في مجال السكرتارية (الشهادات)
3-الثقافة
4- الالمام بالامور العامة والاجتماعية بقد المستطاع
5- الالمام باللوائح والنظم المعمول بها في البلد الذي يعمل به
6- اللغة ان يكون قادر على التحدث والكتابة باكثر من لغة


ثالث الصفات الواجب توفرها في السكرتير
الصفات العملية
1- ان يكون ملمآ بامور الادارة المكتبية
2- ان يجيد استخدام برامج الكمبيوتر
3- ان يكون قادر على التعبير وصياغة المراسلات وايصال المعلومة بسلاسة
4- تنظيم المواعيد والملفات والرد على المكالمات وتحويلها
5- ان يجيد استخدام الهاتف واستخدام اغلبية انواع اجهزة الاتصال والتكنولجيا فيما يخدم وظيفته
6- الخبرة المتصله بتصميم النماذج( نموذج البريد الصادر والوارد \ نماذج محضر الاجتماع )
7- كتابة التقارير
8- استقبال العملاء وهو فن وسوف نتكلم عنه لاحقآ باسهاب
9- ادخال البيانات والمعلومات الى اجهزة الحاسب



أنواع السكرتارية

وهي ثلاث انواع

* سكارتارية عامة
* سكرتارية خاصة
* سكرتارية متخصصة



تعريف السكرتارية العامة هي
وحده إدارية تختلف تسميتها من مؤسسة الى اخرى تسمى باسم الشؤن الادارية او إدارة الخدمات او السكرتارية العامة او الامانة العامة وهي تقدم الخدمات المكتبية لصالح جميع الادارات والاقسام في المؤسسة


مهام السكرتارية العامة

*تسلم المكاتبات او البريد الوارد للمكتب

*تصدير المراسلات الصادرة من المكتب

*امساك او متابعة سجل المكاتبات الصادرة مع الواردة مع حفظ صور منها

*القيام باعمال النسخ للمكاتبات والتعليمات والقرارات وتوزيعها على بقية الاقسام والافراد

*القيام باعمال الحفظ والفهرسة والتصنيف على مستوى المكتب بالاسلوب الذي يسهل استرجاع اي ورقة او ملف


السكرتارية الخاصة
هو الموظف الذي يختاره رئيسه من جهاز السكرتارية لتنظيم العمل ضمن مواصفات معينة نظرآ لثقة رئيسه به ولكفاءته


مهام السكرتارية الخاصة

*تنظيم مواعيد المدير

*مهمه اطلاع المدير على المواضيع الخاصة التي تتسم بالسرية واخذ القارات السريعة فيها

*تنظيم مقابلات الزائرين مع المدير

*الرد على المكالمات الهاتفية وبخاصة الخارجية

*الاطلاع على الصحف مع تقديم ملخص للمدير لا سيما فيما يتعلق بالموضوعات التي تخص الهيئة

*صياغة وارسال البطاقات والتهاني

*متابعة اوامر وتاشيرات المدير مع الجهات المعنية

*التحضير للاجتماعات

* اعمال الحجوزات ومتابعتها

* تمثيل المدير بعض الاحيان في بعض المحافل


السكرتارية الفنية ( المتخصصة )
وهي اقرب ما تكون الى الجهاز الاستشاري في تخصص معين لتقديم المشورة لتسهيل اتخاذ القرار المناسب

مهام السكرتارية المتخصصة
* دراسة ما يقدم من قبل رئيسة في مجاله الخاص سء مالي او قانوني او تسويقي
* الاطلاع على المستجدات في مجال تخصصة
* رفع التقارير وما توصلو له من حلول وتقديمها للرئيس



111a111a111a



وبعد نهاية اول درس ابي اعطيكم واجب وهم سؤالين

الاول : في بالكم كيف يحضر السكرتير للأجتماع ؟
الثاني : ذكاء المدير عنده اجتماع مهم وجاء تليفون مهم استلمه السكرتير ويريد ان يخبر به المدير فكيف يتصرف السكرتير الذكي في هذا الموقف ؟

والي بيجاوب له 10 نقاط

والى ان القاكم غدآ ودرس جديد استودعكم الله على امل اللقاء بكم غدآ

لُخص وكُتب وطُرح بقلم

المتدربة الصغيرة
الحنين

دهن عود
02-10-2012, 10:47 AM
الاول في بالكم كيف يحضر السكرتير للأجتماع ؟
يبدأ التحضير بالإجتماع أولاً مع المدير
تسجيل موضوع الاجتماع على شكل نقاط (تقديمه للمدير اثناء الاجتماع )
جمع المكاتبات الخاصة في الموضوع من تعاميم او لائحات وغيرها
تبليغ الجميع بالاجتماع قبل يوم مثلا حسب الموضوع
اعداد ورقة عمل عن موضوع الاجتماع وتوزيعها على الجميع
بعد تبليغهم به
تحديد مكان وساعة الاجتماع
تسجيل اسماء جميع من يفترض انهم يحضرون للإجتماع
وتسجيل اسماء الغائبين او الذين لن يحضروا لظروف مسبقة


الثاني ذكاء المدير عنده اجتماع مهم وجاء تليفون مهم استلمه السكرتير ويريد ان يخبر به المدير فكيف يتصرف السكرتير الذكي في هذا الموقف ؟ والي بيجاوب له 10 نقاط
بما ان السكرتير استلم المكالمة المفروض ان يسجل اهم ما فيها
ثم يرسلها لمديره على الجوال

البطــران
02-10-2012, 10:56 AM
درس من اروع الدروس في الحياة المكتبية وفن من فنونه الذي لا غنى عنه لأي منشأة سواءً كانت حكومية او خاصه

واذا كنتي وضعتي سؤالين مقابل 10 نقاط تقييم فلك من ادارة المنتدى الشكر والتقدير و100 نقطة تقييم على هذه المعلومات القيمة والضوابط العلمية الرائعه التي ينبغي ان يتمتع بها كل سكرتير

يسرني الاجابة على السؤالين

اجابة السؤال الاول كيف يحضر السكرتير للأجتماع؟

السكرتير هو الجندي المجهول الذي يقوم بكل الاعباء دون ان يظهر عمله مباشرةً للحاضرين بالاجتماع حيث يقوم بالاتصال على الاعضاء اللذي يفترض ان يكونوا في الاجتماع وينسق معهم موعد الاجتماع ثم يقوم بالاشراف على قاعة الاجتماعات وماتتطلب من اوراق واقلام وبروجكتر ولوحات عرض اضافيه واقلام سبوره وشاي وماء ومناديل وجميع مايلزم تواجده في قاعة الاجتماعات ثم يضع اجندة الاجتماع ويقوم بتصوريها على عدد الحضور ويقوم بتصوير الاوراق التي يستشهد بها او تكون من ضروريات الطرح اثناء الاجتماع ثم يدون كل شيء يناقش في الاجتماع ليصيغه في نهاية الاجتماع على شكل تقرير متكامل يشار فيه الى ماتم طرحه ونقاشه والتوصيات التي اعتمدت

الثاني : ذكاء المدير عنده اجتماع مهم وجاء تليفون مهم استلمه السكرتير ويريد ان يخبر به المدير فكيف يتصرف السكرتير الذكي في هذا الموقف ؟

اما ان يقوم بارسال رساله على الجوال او ان يقترب من المدير وكأنه يريد ان يوصل له ورقة او فاكسآ ثم يبلغه بصوت منخفظ وعادةً يكون هناك اشاراة بين المدير والسكرتير متفاهم عليها مسبقآ

اتمنى ان تكون الاجابات صحيحه

وشكرآ جزيلا لك

الحنين
02-10-2012, 01:45 PM
كم انا ممتنه لك ابوجابر على تشجيعك لنا ودفعنا وحثنا على الاجتهاد والتحصيل العلمي ومشكور على التقيم يا جعل عمرك طويل


كل الشكر لكاتبتنا دهن عود وانضمامها لهذه الدورة كم انا فخورة بكم


صراحة بسم الله ما شاء الله تلاميذ نجباء ننتظر البقية واجابتهم

فهد الزقعاني
02-10-2012, 10:53 PM
الاول : في بالكم كيف يحضر السكرتير للأجتماع ؟

يعد التقارير والمحاضر السابقة والجاول والخطط المسبقة لما سوف يطرح

الثاني : ذكاء المدير عنده اجتماع مهم وجاء تليفون مهم استلمه السكرتير ويريد ان يخبر به المدير فكيف يتصرف السكرتير الذكي في هذا الموقف ؟

وردَ اعلى ان السكرتير ممكن ان ينوب عن المدير في بعض الامور يتصرف في هذا الموقف كأنة المدير دون الرجوع اليه

شـــذراتـ الـذهـبـ
03-10-2012, 04:42 AM
اولا بارك الله فيك وفي جهدك ووقتك وعملك

واثابك الباري على مانقلتي



الاول : في بالكم كيف يحضر السكرتير للأجتماع ؟
عندما يعطي السكرتير امر بتحضير اجتماع من وجهة نظري ان بداية يرى اليه الاجتماع وما يكون فيه وهنا يحضر له

ويدعوا من يجب ان يكون فيه

ويحضر ملخصا له ان كان مشروعا او شي مدروسا

الاهتمام بوقت الاجتماع والتنبيه للجميع بان وقت كذا سيبداء الاجتماع ولايقبل التاخير

والله أعلم

الثاني : ذكاء المدير عنده اجتماع مهم وجاء تليفون مهم استلمه السكرتير ويريد ان يخبر به المدير فكيف يتصرف السكرتير الذكي في هذا الموقف ؟

هنا يرى الاولى الاجتماع ام الاتصال

فان كان الاجتماع اهم واكثر اهمية ولايقبل ان يقطع بمروره على المدير ياخره لحين وجود الفرصه كراحه مستقطعه او شيء من هذا

اما ان كان الاتصال اهم من الاجتماع فيكفيه كتابه ورقه صغيرة واحضارها بملف يحوي اوراق كانها تخص المشروع ويجعل الورقة الصغيرة اول ورقة تُرى




والله اعلم




سلمتي واتمنى ان اوفق معكم

الحنين
03-10-2012, 06:27 AM
الله يبارك فيكم يا كريم وابشركم الي راح يصحح اجاباتكم مدربتي اقول لها على الرحب والسعه

شـــذراتـ الـذهـبـ
03-10-2012, 01:16 PM
لنا شرف التصحيح من مدربه الحنين

واتمنى ان نحضى بوجودها المستمر وان تفيدنا مما لديها


ننتظر التصحيح بفااااااااارغ الصبر